Khi tàu sắp đến, doanh nghiệp có thể nhận được Arrival Notice và sau đó là Delivery Order (D/O) hoặc xác nhận release. Hai chứng từ này liên quan cùng một lô hàng nhưng không có cùng mục đích.
Arrival Notice giúp chuẩn bị cho hàng đến. Delivery Order hoặc xác nhận release là một phần của quá trình cho phép nhận hàng theo điều kiện áp dụng. Việc có Arrival Notice không tự động chứng minh container đã sẵn sàng để lấy.
Arrival Notice dùng để làm gì?
Arrival Notice thường thông báo các dữ liệu như tàu/chuyến, cảng dỡ, ETA, số vận đơn hoặc container và hướng dẫn liên hệ. Doanh nghiệp dùng thông tin này để rà soát hồ sơ, chuẩn bị thủ tục nhập khẩu, chi phí, xe và kho.
ETA trên thông báo vẫn là mốc dự kiến. Nếu lịch thay đổi, cần theo dõi bản cập nhật và trạng thái thực tế của lô hàng.
Delivery Order hoặc xác nhận release dùng để làm gì?
D/O hoặc xác nhận release liên quan đến việc giao hàng cho bên có quyền nhận theo quy trình của hãng tàu/đại lý và cảng. Maersk hướng dẫn khách hàng có thể tải Delivery Order hoặc container release confirmation trong mục chứng từ nhập khẩu của lô hàng. Xem hướng dẫn chính thức.
Hãng tàu cũng lưu ý việc release container nhập khẩu phụ thuộc vào quy định hải quan địa phương, các khoản phải trả và việc nộp chứng từ liên quan. Xem hướng dẫn release container. Đây là ví dụ quy trình của một hãng; yêu cầu thực tế cần kiểm tra theo hãng tàu, cảng, loại vận đơn và lô hàng.
Bảng phân biệt nhanh
| Nội dung | Arrival Notice | Delivery Order / release confirmation |
|---|---|---|
| Mục đích chính | Thông báo và chuẩn bị cho hàng đến | Phục vụ bước giao/release hàng theo điều kiện áp dụng |
| Thời điểm | Thường trước hoặc gần thời điểm đến | Sau khi các điều kiện liên quan được đáp ứng |
| Có nghĩa hàng đã lấy được? | Không | Còn phải kiểm tra trạng thái cảng, hải quan, thời hạn và phương án vận chuyển |
| Việc cần làm | Rà dữ liệu, chứng từ, chi phí, kế hoạch nhận | Kiểm tra hiệu lực, người nhận, container và điều kiện lấy hàng |
7 điểm kiểm tra trước khi điều xe
- Số B/L, container, seal và người nhận có khớp hồ sơ không?
- ETA đã chuyển thành mốc đến/dỡ hàng thực tế hay chưa?
- D/O hoặc xác nhận release đã được phát hành và còn hiệu lực không?
- Thủ tục hải quan và các chấp thuận áp dụng đã hoàn tất đến đâu?
- Phí cần thanh toán đã được xác nhận và cập nhật chưa?
- Container nhận tại đâu, khung giờ nào và cần mã/PIN/chứng từ gì?
- Trả rỗng ở đâu, hạn áp dụng thế nào và kho có sẵn sàng nhận hàng không?
Không nên điều xe chỉ dựa trên ETA hoặc Arrival Notice. Hãy yêu cầu đầu mối xác nhận rõ container available/released, địa điểm nhận, thời hạn và hồ sơ tài xế cần mang theo.
Mẫu tin nhắn xác nhận
Nhờ anh/chị xác nhận lô [B/L/container]: Arrival Notice phiên bản mới nhất, thời điểm hàng đến/dỡ thực tế, trạng thái D/O hoặc release, việc hải quan/chứng từ/phí còn chờ, địa điểm và khung giờ lấy container, mã hoặc hồ sơ cần xuất trình, cùng nơi và hạn trả rỗng. Vui lòng cho biết khi nào đủ điều kiện điều xe và đầu mối xử lý nếu trạng thái thay đổi.
SeaAir Global có thể phối hợp các đầu việc đầu nhập khẩu theo phạm vi dịch vụ được thống nhất. Gửi yêu cầu tư vấn kèm B/L, container, cảng dỡ, tình trạng chứng từ và địa chỉ giao hàng để rà soát kế hoạch nhận.
