Draft Bill of Lading (draft B/L) là bản vận đơn nháp để các bên rà soát trước khi hãng tàu hoặc đơn vị phát hành chốt chứng từ. Đây là lúc phù hợp nhất để phát hiện sai tên doanh nghiệp, số kiện, mô tả hàng hoặc cảng đi–đến.
Không nên xác nhận draft chỉ vì tàu đã chạy hoặc vì các dữ liệu “nhìn có vẻ đúng”. Hãy đối chiếu từng trường với nguồn chịu trách nhiệm và lưu lại phiên bản đã duyệt.
10 điểm cần kiểm tra
| Nhóm dữ liệu | Cần đối chiếu |
|---|---|
| 1. Shipper | Tên pháp lý, địa chỉ và thông tin liên hệ theo chỉ dẫn lập vận đơn |
| 2. Consignee | Tên, địa chỉ, mã số hoặc nội dung “to order” nếu được áp dụng và đã thống nhất |
| 3. Notify party | Đúng bên nhận thông báo, không mặc định sao chép consignee |
| 4. Số booking/B/L | Khớp hồ sơ lô hàng và không lẫn với shipment khác |
| 5. Cảng và địa điểm | Place of receipt, port of loading, port of discharge và place of delivery đúng phương án vận chuyển |
| 6. Tàu/chuyến | Khớp booking hoặc cập nhật mới nhất được xác nhận |
| 7. Mô tả hàng | Tên hàng, số lượng và marks & numbers thống nhất với bộ chứng từ liên quan |
| 8. Số kiện | Package type và tổng số kiện khớp packing list và thực tế bàn giao |
| 9. Trọng lượng/thể tích | Gross weight, CBM và dữ liệu container được đối chiếu; không nhầm với VGM |
| 10. Điều khoản phát hành | Số bản gốc, loại chứng từ, nơi phát hành và freight prepaid/collect được xác nhận theo thỏa thuận |
Danh sách trên là checklist vận hành tổng quát. Tên trường, cách nhập và thời hạn sửa đổi phụ thuộc hãng tàu, loại B/L, tuyến và booking thực tế. Có thể tra cứu quy trình của hãng tại trung tâm hỗ trợ của Maersk như một ví dụ, sau đó áp dụng hướng dẫn của đúng hãng vận chuyển.
Đối chiếu từ ba nguồn, không chỉ một file
- Booking confirmation: tuyến, tàu/chuyến, container và các địa điểm vận chuyển.
- Shipping Instructions: dữ liệu mà shipper yêu cầu thể hiện trên B/L.
- Commercial Invoice/Packing List: tên hàng, số lượng, số kiện, trọng lượng và ký mã hiệu liên quan.
Nếu dữ liệu giữa các file khác nhau, không tự chọn một phiên bản. Ghi rõ điểm lệch, người có quyền xác nhận và thời hạn cần phản hồi.
Cách gửi yêu cầu sửa để giảm vòng trao đổi
Lập một bảng gồm trường hiện tại – nội dung cần sửa – căn cứ – người xác nhận. Không chỉ gửi ảnh chụp có khoanh đỏ; phần chữ có thể được hiểu khác nhau hoặc nhập lại sai.
Nhờ cập nhật draft B/L của booking [số booking], phiên bản nhận lúc [thời gian]. Trường [tên trường] hiện ghi “[nội dung cũ]”, đề nghị sửa thành “[nội dung mới]” theo [SI/invoice/packing list/xác nhận đính kèm]. Vui lòng gửi lại draft mới và cho biết thời hạn xác nhận, cùng chi phí sửa nếu đã phát sinh.
Sau khi nhận bản mới, kiểm tra lại toàn bộ chứng từ thay vì chỉ nhìn phần vừa sửa. Lưu file cuối cùng kèm thời điểm và người phê duyệt; không dùng lại bản cũ trong email nội bộ.
SeaAir Global có thể hỗ trợ rà soát chứng từ vận chuyển trong phạm vi dịch vụ đã thống nhất. Gửi thông tin lô hàng gồm booking, draft B/L, SI, invoice, packing list và thời hạn xác nhận để đội ngũ kiểm tra.
