Khi nhà cung cấp và các đơn vị vận chuyển nối lại giao nhận sau thời gian nghỉ, câu hỏi đầu tiên thường là “Hàng của tôi đi được chưa?”. Để trả lời, doanh nghiệp cần biết hàng đang ở đâu, việc nào đã hoàn thành và bên nào đang giữ đầu việc tiếp theo.
Với các lô hàng Trung Quốc về Việt Nam trong đầu tháng 10, hãy cập nhật theo từng đơn hàng. Ngày nhà máy làm việc lại, ngày kho nhận hàng và ngày có xe đến lấy có thể khác nhau; cần xác nhận trực tiếp với từng đầu mối.
Bắt đầu từ vị trí thực tế của hàng
Thay vì gửi cùng một câu hỏi cho mọi lô, hãy chia danh sách theo trạng thái:
- Còn tại nhà cung cấp: xác nhận hàng đã đóng gói xong chưa, số kiện và thời điểm có thể bàn giao.
- Đã nhận tại kho gom hoặc điểm tập kết: lấy xác nhận nhận hàng, đối chiếu số lượng và hỏi đầu việc còn thiếu trước khi đi tiếp.
- Đã giao container vào cảng: kiểm tra mốc thực tế và tình trạng xếp tàu qua đầu mối vận chuyển; lưu riêng lịch dự kiến.
- Đang vận chuyển: cập nhật chặng hiện tại, điểm chuyển tải nếu có và mốc đến dự kiến gần nhất.
Hệ thống tracking của Maersk là một ví dụ về công cụ theo dõi các điểm dừng và thời gian đến dự kiến trong hành trình container. Với lô hàng của hãng khác, dùng kênh chính thức của hãng hoặc dữ liệu do forwarder phụ trách cung cấp.
Luôn ghi thời điểm tra cứu. Một ảnh chụp lịch tàu từ tuần trước không đủ để xác nhận tình trạng lô hàng hôm nay.
Dùng một bảng để nhìn ra việc đang chờ
Mẫu dưới đây là đề xuất quản lý nội bộ của SeaAir. Mỗi lô nên có một người chịu trách nhiệm tổng hợp cập nhật.
| Mã lô | Trạng thái có xác nhận | Việc còn chờ | Người xử lý | Hạn cập nhật tiếp |
|---|---|---|---|---|
| A | Nhà cung cấp xác nhận đóng gói xong | Xác nhận giờ xe nhận | Đầu mối vận chuyển | Điền ngày/giờ |
| B | Kho đã nhận đủ kiện | Đối chiếu thông tin chứng từ | Phụ trách chứng từ | Điền ngày/giờ |
| C | Đang trên chặng vận chuyển | Xác nhận mốc đến mới nhất | Forwarder phụ trách | Điền ngày/giờ |
Đây là tình huống minh họa, không phải dữ liệu lô hàng thực tế. Khi dùng bảng, đính kèm xác nhận tương ứng và ghi rõ nội dung nào còn chờ phản hồi.
Ưu tiên theo hạn cần hàng và việc có thể xử lý
Không nhất thiết xử lý theo thứ tự đặt hàng. Một lô còn đủ thời gian dự phòng có thể ít khẩn cấp hơn lô đang thiếu một thông tin nhỏ nhưng sắp ảnh hưởng lịch nhận kho.
Với mỗi lô, ghi ngày cần hàng tại kho Việt Nam, lý do của hạn này và mức linh hoạt mà bộ phận mua hàng hoặc sản xuất chấp nhận. Sau đó hỏi đơn vị vận chuyển phương án khả thi theo tình trạng hiện tại.
Nếu cân nhắc tách phần hàng cần gấp hoặc đổi phương thức vận chuyển, cần có báo giá và xác nhận phạm vi mới trước khi duyệt. Đừng suy ra rằng phương án có chặng vận chuyển ngắn hơn chắc chắn đáp ứng ngày giao kho; thời gian nhận hàng và chuẩn bị đầu đi vẫn phải được kiểm tra.
Chốt một hành động sau mỗi lần cập nhật
Một phản hồi như “đang kiểm tra” chưa đủ để tổ chức công việc. Hãy hỏi thêm ai đang kiểm tra, còn thiếu thông tin gì và khi nào có lần cập nhật tiếp theo.
Bạn có thể gửi mẫu sau:
Nhờ anh/chị cập nhật lô [mã lô] tại [ngày, giờ, múi giờ]: hàng đang ở đâu, mốc nào đã thực hiện và có xác nhận nào kèm theo? Việc gì còn chờ, ai phụ trách, khi nào phản hồi tiếp? Kho Việt Nam cần hàng vào [ngày]. Nếu kế hoạch hiện tại chưa đáp ứng, vui lòng gửi phương án thay thế cùng chi phí và điều kiện để chúng tôi duyệt.
Nếu đã dùng mẫu bàn giao booking trước kỳ nghỉ, hãy cập nhật trên cùng hồ sơ để giữ liền mạch thông tin.
SeaAir Global có thể phối hợp rà soát phương án theo từng lô. Gửi yêu cầu tư vấn kèm điểm nhận/giao, loại hàng, số kiện, trọng lượng, kích thước, tình trạng hiện tại và ngày cần hàng tại kho.
