Khi nhận báo giá có thêm dòng phụ phí nhiên liệu, người mua dịch vụ cần biết khoản tiền đó được tính trên cơ sở nào và có làm thay đổi tổng chi phí đã duyệt hay không. Tên gọi BAF, FSC hoặc fuel surcharge chưa đủ để trả lời: cần xem điều kiện áp dụng của chính đơn vị báo giá.
Hướng dẫn dưới đây giúp đội mua hàng và logistics chuẩn bị yêu cầu xác nhận bằng văn bản cho một lô hàng cụ thể.
1. Khoản này áp dụng cho chặng nào?
Hỏi rõ đó là phụ phí chặng biển, chặng hàng không hay vận chuyển nội địa. Nếu báo giá có nhiều nhà cung cấp hoặc nhiều chặng, đề nghị chỉ ra mỗi khoản gắn với dịch vụ nào.
Không kết luận hai dòng có chữ “fuel” là tính trùng ngay lập tức. Trước hết cần đối chiếu phạm vi; nếu cùng một chặng và cùng cơ sở tính, yêu cầu người báo giá giải thích.
2. Cơ sở tính và đơn vị là gì?
Yêu cầu ghi đủ số tiền, loại tiền và đơn vị: mỗi container, mỗi lô, mỗi đơn vị trọng lượng hay tỷ lệ trên một khoản cước xác định. Với khoản tính theo phần trăm, cần nêu rõ số tiền gốc dùng để nhân.
Chẳng hạn, trong ví dụ giả định, phụ phí 10% trên cước 1.000 USD là 100 USD. Nếu nhà cung cấp tính trên cơ sở 1.300 USD, kết quả là 130 USD. Hai báo giá cùng ghi “10%” chưa chắc tương đương. Các số này chỉ minh họa phép tính, không phải mức phí thị trường.
3. Giá đã bao gồm khoản này chưa?
Yêu cầu xác nhận “đã gồm” hoặc “chưa gồm” ngay trong bảng báo giá. Nếu báo giá được mô tả là all-in, vẫn nên đề nghị liệt kê các khoản nằm trong tổng tiền và các khoản loại trừ.
| Dòng đối chiếu | Báo giá A | Báo giá B |
|---|---|---|
| Phạm vi vận chuyển | Điền chặng và điểm giao nhận | Điền cùng phạm vi |
| Cước chính | Số tiền, tiền tệ, đơn vị | Số tiền, tiền tệ, đơn vị |
| Khoản nhiên liệu | Đã gồm/chưa gồm; cơ sở tính | Đã gồm/chưa gồm; cơ sở tính |
| Phí khác thuộc phạm vi cần mua | Liệt kê từng khoản | Liệt kê từng khoản |
| Hiệu lực và điều kiện điều chỉnh | Ngày và điều kiện cụ thể | Ngày và điều kiện cụ thể |
Chỉ cộng và so sánh sau khi quy đổi về cùng số lượng hàng, phạm vi và tiền tệ, với tỷ giá được thống nhất nếu cần.
4. Mốc nào quyết định ngày áp dụng?
Đừng chỉ hỏi “báo giá có hiệu lực đến ngày nào?”. Hãy hỏi thêm ngày đặt chỗ, nhận hàng, xếp hàng hay khởi hành nào được dùng để xác định phụ phí.
Nếu lịch thay đổi, xin xác nhận khoản nào được giữ nguyên và khoản nào cần báo lại. Không mặc định booking đã xác nhận đồng nghĩa mọi khoản phí đã được cố định.
5. Có tài liệu hoặc thông báo làm căn cứ không?
Đề nghị cung cấp tên phụ phí, đơn vị phát hành, ngày cập nhật và phần thông báo áp dụng cho tuyến/dịch vụ đã mua. Nếu mức phí được thỏa thuận riêng, lưu xác nhận thương mại tương ứng.
Phụ lục BAF tiêu chuẩn của Maersk cho thấy phụ phí có thể sử dụng công thức gồm giá nhiên liệu và hệ số tuyến. Nguồn này minh họa vì sao cần hỏi căn cứ tính; nó không xác lập mức phí cho nhà cung cấp khác. Tham khảo phụ lục BAF.
6. Điều kiện điều chỉnh sau khi duyệt là gì?
Hỏi cách thông báo mức phí mới, thời điểm áp dụng và ai có thẩm quyền xác nhận thay đổi. Tần suất cập nhật cần đọc trong điều kiện thực tế; không giả định mọi hãng hoặc mọi chặng dùng chung một lịch.
Với ngân sách nội bộ, tách khoản đã xác nhận khỏi khoản còn chờ. Nếu cần dự phòng, ghi rõ đó là dự phòng do doanh nghiệp tự đặt, không phải phụ phí đã được nhà vận chuyển thông báo.
7. Ai xác nhận tổng tiền cuối cùng?
Chỉ định một đầu mối tổng hợp báo giá, phụ lục và email thay đổi. Trước khi duyệt, ghi phiên bản, ngày cập nhật và những nội dung còn thiếu để kế toán và đội vận hành cùng dùng một bộ số liệu.
Mẫu yêu cầu xác nhận
Nhờ anh/chị xác nhận báo giá [mã/ngày] cho lô hàng [tham chiếu]: phụ phí nhiên liệu áp dụng cho chặng nào, đơn vị và cơ sở tính, đã nằm trong tổng giá hay chưa, mốc ngày quyết định hiệu lực, cùng điều kiện điều chỉnh khi lịch thay đổi. Vui lòng gửi căn cứ áp dụng và tổng chi phí cập nhật, tách rõ các khoản còn chờ xác nhận.
Để trao đổi báo giá với SeaAir Global, gửi thông tin lô hàng gồm điểm nhận/giao, loại hàng, số kiện, trọng lượng, kích thước và ngày hàng sẵn sàng. Những thông tin này giúp xác định phạm vi cần đối chiếu trước khi duyệt chi phí.
