Báo giá vận tải hàng không: 8 thông tin cần gửi

Một yêu cầu báo giá air freight chỉ ghi “100 kg từ Việt Nam đi Mỹ” chưa đủ để so sánh phương án. Cùng một trọng lượng thực tế, lô hàng có thể có chargeable weight, khả năng xếp chuyến, thời gian xử lý và yêu cầu chứng từ rất khác nhau.

IATA mô tả bộ dữ liệu tối thiểu của quy trình Quote & Book gồm tuyến, ngày dự kiến, trọng lượng/thể tích/kích thước, tính chất hàng, kiểu xếp và yêu cầu xử lý. Từ nền tảng đó, dưới đây là tám nhóm thông tin doanh nghiệp nên gửi ngay từ lần hỏi giá đầu tiên.

Chuẩn bị thông tin trọng lượng, kích thước và đóng gói cho báo giá vận tải hàng không

Checklist 8 thông tin cần gửi

Nhóm thông tin	Cần ghi rõ	Vì sao ảnh hưởng báo giá
1. Điểm đi và điểm đến	Sân bay hoặc địa chỉ lấy/giao cụ thể	Xác định airport-to-airport hay door-to-door và chi phí trucking
2. Ngày hàng sẵn và deadline	Cargo ready date, thời điểm cần giao, độ linh hoạt	Lọc chuyến bay và phương án transit phù hợp
3. Số kiện và loại bao bì	Carton, pallet, thùng gỗ, kiện máy	Kiểm khả năng tiếp nhận, xếp dỡ và quy cách đóng gói
4. Kích thước từng loại kiện	Dài × rộng × cao, đơn vị cm, số lượng tương ứng	Tính thể tích và kiểm giới hạn cửa khoang/ULD
5. Trọng lượng	Gross weight từng kiện và tổng lô	So sánh trọng lượng thực tế với trọng lượng thể tích
6. Tên hàng và mục đích sử dụng	Mô tả cụ thể, vật liệu, model nếu cần	Kiểm khả năng nhận hàng, HS code và chứng từ liên quan
7. Yêu cầu xử lý đặc biệt	Pin, chất lỏng, nam châm, hàng lạnh, dễ vỡ, giá trị cao	Xác định điều kiện chấp nhận, đóng gói và chuyến bay phù hợp
8. Phạm vi dịch vụ	Incoterms, thông quan, pickup, delivery, bảo hiểm	Tránh so sánh các báo giá có phạm vi khác nhau

Trọng lượng thực tế chưa phải lúc nào cũng là trọng lượng tính cước

Air freight thường so sánh gross weight với volumetric weight và dùng giá trị lớn hơn để tính cước. IATA nêu quy tắc phổ biến lấy thể tích theo cm³ chia cho 6.000, nhưng hệ số và cách làm tròn cần được kiểm lại theo hãng bay, sản phẩm và báo giá cụ thể.

Ví dụ, một kiện 100 × 80 × 60 cm có thể tích 480.000 cm³. Theo hệ số 6.000, trọng lượng thể tích là 80 kg. Nếu gross weight là 55 kg, lô hàng có thể được tính theo 80 kg trước khi áp dụng các điều kiện khác. Đây chỉ là ví dụ minh họa, không phải cam kết cước.

Tên hàng cần cụ thể đến mức nào?

Các mô tả chung như “sample”, “parts”, “equipment” hoặc “accessories” thường làm phát sinh thêm vòng xác nhận. Nên cung cấp:

Tên thương mại và tên hàng thực tế.
Vật liệu hoặc thành phần chính.
Công dụng.
Hàng mới hay đã qua sử dụng.
Có pin, chất lỏng, bột, khí nén, nam châm hoặc hóa chất không.
HS code dự kiến nếu doanh nghiệp đã có, nhưng không dùng HS code để thay cho mô tả hàng.

Với hàng nguy hiểm, yêu cầu có thể bao gồm MSDS, UN number, proper shipping name, packing instruction, nhãn và Shipper’s Declaration. Không nên tự kết luận một lô “không nguy hiểm” chỉ vì pin hoặc hóa chất có số lượng nhỏ; cần để đơn vị có chuyên môn kiểm tra hồ sơ và quy cách đóng gói.

Cần chốt phạm vi trước khi so giá

Hai con số không thể so trực tiếp nếu một báo giá là airport-to-airport còn báo giá kia gồm pickup, thông quan xuất khẩu và giao tận nơi. Trước khi chọn phương án, hãy kiểm:

Sân bay đi/đến và routing dự kiến.
Direct hay transit, số chặng nếu có.
Thời gian vận chuyển chỉ tính chuyến bay hay gồm pickup và giao hàng.
Phí handling, screening, chứng từ và phụ phí đã bao gồm chưa.
Phí thông quan, thuế, lưu kho và giao hàng đầu đến thuộc bên nào.
Hiệu lực báo giá và điều kiện thay đổi khi kích thước/trọng lượng thực tế khác dữ liệu ban đầu.

Mẫu yêu cầu báo giá ngắn gọn

Tuyến: pickup KCN Long Hậu, Việt Nam → giao kho tại Los Angeles, Hoa Kỳ. Hàng sẵn ngày 05/08/2026, cần giao trước 10/08. 3 pallet, mỗi pallet 120 × 100 × 95 cm, tổng gross weight 780 kg. Hàng là linh kiện máy bằng thép, hàng mới, không pin/chất lỏng/hóa chất. Điều kiện FCA, cần SeaAir xử lý pickup, thông quan xuất và air freight; vui lòng tách rõ phí đầu đến.

Một yêu cầu như vậy giúp đội vận hành xác định nhanh điểm còn thiếu và so sánh các chuyến khả thi. Báo giá cuối cùng vẫn phụ thuộc chỗ, lịch bay, kiểm tra hàng thực tế, chứng từ và điều kiện của hãng.

Nguồn tham khảo

[IATA – Air Cargo Distribution: Current Trends and Prospects](https://www.iata.org/contentassets/c43eecf576c2435a93dc667d79736839/air_cargo_distribution_current_trends_and_prospects.pdf)
[IATA – e-freight / e-AWB](https://www.iata.org/en/programs/cargo/e/efreight/)

Bạn có thể xem thêm [dịch vụ vận tải hàng không của SeaAir Global](/vi/services/air-freight) hoặc [gửi thông tin lô hàng để nhận báo giá](/vi/quote?service=air-freight).